Annonce de départ par note verbale
La cessation des fonctions des membres du personnel des ambassades et des consulats titulaires de cartes de légitimation doit être notifiée par l’ambassade à la division Protocole dans un délai d’une semaine, sauf si selon leur nationalité et le type de passeport qu’ils détiennent, ces derniers ont besoin d’un visa pour leur prochaine destination. Si tel est le cas, les personnes concernées peuvent conserver leur carte de légitimation jusqu’à leur prochain lieu de destination et remettront cette carte à la représentation suisse compétente (ambassade ou consulat) une fois sur place.
Procédure de fermeture d’un poste consulaire de carrière ou honoraire
L’ambassade doit notifier au DFAE (division Protocole) par voie diplomatique la fermeture définitive d’un poste consulaire. À ce sujet, elle indique à la division Protocole à quelle représentation (ambassade ou autre poste consulaire) la circonscription consulaire du poste fermé sera rattachée à l’avenir.
L’ambassade doit veiller à ce que tous les symboles rattachés au poste fermé (écusson, plaque sur la façade ou à l’entrée du bâtiment, drapeau, inscription sur la boîte aux lettres, dans l’annuaire téléphonique, etc.) soient supprimés. Le ou la chef/fe de poste sortant/e doit remettre tout le matériel utilisé dans le cadre de l’exercice de sa fonction (cachet, papier et formulaires officiels, etc.) Les cartes de légitimation du DFAE des membres du personnel consulaire (et celles des personnes ayant été autorisées à les accompagner) doivent être restituées à la division Protocole dans les meilleurs délais.
Celle-ci procède alors à la suppression de l’inscription du poste et du nom de son/sa chef/fe dans la liste des membres du corps consulaire.
Éventuelle annonce d’un/e chargé/e d’affaires a. i.
Le ou la chef/fe de mission doit adresser à la division Protocole, avant son départ, une note verbale l’informant du fait qu’il/elle s’apprête à quitter la Suisse et éventuellement de la nomination d’un/e chargé/e d’affaires ad interim.
Si l’ambassadeur ou l’ambassadrice sortant a déjà quitté la Suisse, le nom du/de la chargé/e d’affaires ad interim devra être notifié par décret du ministère des affaires étrangères de l’État accréditant, au ministère des affaires étrangères de l’État accréditaire.
Restitution des cartes de légitimation
Toutes les cartes de légitimation (titulaire principal et membres de la famille, év. domestiques privés) doivent être restituées, même si elles ont déjà expiré. Elles doivent être renvoyées à la division Protocole par l’intermédiaire de l’ambassade. Toutefois, avec un accord préalable, il existe également la possibilité de les retourner à une représentation suisse à l’étranger (ambassade ou consulat).
Restitution des plaques d’immatriculation
Les plaques d’immatriculation doivent être restituées au service des automobiles compétent du canton de domicile avant le départ de Suisse.
