Informations destinées aux mandataires

Données des mandataires et fournisseurs

Le formulaire des données du mandataire/fournisseur doit être rempli afin que nous disposions des données correctes et complètes de la personne ou de l’entreprise concernée et puissions ainsi assurer le bon déroulement de la procédure administrative de traitement du contrat (établissement du contrat, paiement, décompte des cotisations sociales, attestation fiscale, etc.).

Formulaire Données du mandataire (Pour tous les contractants, à l'exception des personnes physiques exerçant une activité lucrative dépendante (cat. type A)). (DOCX, 2 Pages, 75.4 kB, Français)

Feuille de données personnelles Processus BDO pour mandataires type A (personnes physiques exerçant une activité lucrative dépendante) (DOCX, 5 Pages, 64.6 kB, Français)

Le formulaire de soumission d’offre doit être rempli dans tous les cas de figure et envoyé à l’unité d’organisation opérationnelle compétente, sur la base des informations à disposition. Une offre complète doit présenter l’intégralité des coûts prévus, à savoir honoraires, frais de repas et d’hébergement, frais de voyage, frais de matériel et autres dépenses, TVA incluse, dans la mesure où ils sont pris en charge. Pour connaître les taux en vigueur des forfaits pour repas et les valeurs indicatives des frais d’hébergement dans le pays d’engagement concerné, veuillez vous adresser à votre personne de contact au sein de DFAE.

Formulaire d’offre mandat type A (XLSX, 1.1 MB, Français)

Formulaire d’offre mandat type B (XLSX, 739.8 kB, Français)

Facturation

La facturation des dépenses convenues dans le contrat se fait à l’aide du formulaire de décompte. Vous trouverez des informations à ce sujet dans les Conditions générales (CG), qui renseignent également sur le cadre juridique régissant les mandats. Depuis le 4 juillet 2012, les factures peuvent être transmises au DFAE sous forme électronique également.

Factures électroniques (e-factures)

Notice relative honoraires et des frais (Version Decembre 2015) (PDF, 2 Pages, 27.8 kB, Anglais)

Facture / Décompte de prestations, valable à partir du 1.4.2023 (DOCX, 1 Page, 36.4 kB, Français)

Formulaire de décompte mandat type A (XLS, 995.3 kB, Français)

Formulaire de décompte mandat type B (XLS, 973.8 kB, Français)

Assurance de transport des bagages personnels mandat type A (DOCX, 1 Page, 157.5 kB, Français)

Information assurance complémentaire (Suisse) Allianz Suisse mandat type A (PDF, 1 Page, 170.8 kB, Français)

Information assurance complémentaire (Pays étrangers) Allianz Suisse mandat type A (PDF, 1 Page, 182.2 kB, Français)

En règle générale, les mandataires voyagent toujours en classe économique, quelle que soit la distance à parcourir.

Cette réglementation repose sur l’art. 24, al. 2, de la directive du DFAE du 1er septembre 2013 sur les contrats et certains traités.

Guideline sur les marchés publics passés par des mandataires du DFAE

Ce guideline s’adresse aux personnes mandatées par le Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) qui, dans le cadre de l’exécution de leur mandat, sont chargées d’attribuer à des sous-traitants des mandats financés par le DFAE.

Guideline sur les marchés publics passés par des mandataires du DFAE (PDF, 15 Pages, 1.3 MB, Français)

Declaration d’impartialité de portée generale (PDF, 4 Pages, 624.5 kB, Français)