Il contatto iniziale, che avviene per iniziativa dei candidati e spesso per posta elettronica, innesca una procedura di reclutamento.

Sulla base dei documenti che i candidati devono produrre, il DFAE procede a una prima valutazione della loro idoneità come agente distaccato, esaminando con particolare attenzione l’esperienza professionale e il livello di conoscenze della lingua inglese.
Nelle settimane successive si tiene un colloquio tra un rappresentante del DFAE e il candidato, durante il quale sono precisate le condizioni per il distaccamento ed espressi i reciproci auspici. Al termine di questo colloquio e dopo un’ultima valutazione in seno al DFAE, il candidato è ritenuto selezionato.

In funzione dei posti disponibili, i candidati si trasferiscono all’Istituto di formazione delle forze di polizia di Brühl/NRW in Germania, dove seguono un’istruzione di due settimane. Una volta conclusa con successo questa formazione, i candidati sono considerati idonei al distaccamento.

Le competenze degli esperti, il loro profilo professionale e la loro disponibilità vengono messi a confronto con il calendario delle missioni e con le priorità tematiche e geografiche della Svizzera. A seconda delle richieste e delle date d’inizio e fine delle missioni, questa fase di ricerca e di identificazione può protrarsi su vari mesi.

Una volta identificata la missione, gli esperti presentano la propria candidatura per il tramite del DFAE. Che si tratti di un distaccamento dell’ONU o di un posto specifico nel quadro di missioni europee, e considerato l’elevato numero di candidature, la procedura può durare da due a sei mesi. La decisione dell’organizzazione internazionale è notificata per via diplomatica al DFAE, che provvede a trasmetterla agli esperti.

I preparativi per la partenza comprendono un briefing sulle implicazioni dell’impiego. Questa fase, organizzata a Berna dal DFAE in collaborazione con l’Amministrazione federale delle dogane, include la distribuzione dell’equipaggiamento e dell’uniforme. Idealmente, la partenza a destinazione del Paese in cui si svolge la missione dovrebbe avvenire nel corso della settimana seguente.

Sul posto gli esperti vengono accolti dalla missione e, nel limite del possibile, dai membri già in loco del contingente svizzero. Prima del loro intervento, i nuovi esperti vengono informati in merito all’impostazione, alla struttura e agli obiettivi della missione. Nel corso della missione vengono regolarmente concessi periodi di congedo.

Secondo il regolamento interno della missione, gli esperti entrano in una fase di «check-out». Prima dell’effettiva conclusione della loro missione, sbrigano le formalità amministrative in vista del loro rimpatrio. Organizzano anche la transizione e il passaggio di consegne ai propri subentranti.

Gli esperti beneficiano di «congedi di riposo ». In effetti, in materia di congedi le norme interne delle organizzazioni internazionali sono solitamente meno generose della legislazione svizzera. Nel corso delle settimane successive ci si organizza per la riconsegna dell’equipaggiamento e il debriefing a Berna.

In Svizzera gli esperti vengono reintegrati nel rispettivo corpo di polizia o di guardie di confine.