Legalizzazione di sigillo e firme ufficiali

Dovete presentare, in Svizzera o all’estero, un atto pubblico. Per esempio: una decisione giudiziaria o amministrativa, un atto notarile, un estratto del casellario giudiziale, un estratto del registro di commercio ecc. Prima che un atto pubblico possa essere utilizzato in uno Stato diverso da quello che l’ha rilasciato, generalmente è necessario autenticarne l’origine.

Numerosi Stati hanno firmato un trattato che semplifica l’autenticazione degli atti pubblici destinati a essere utilizzati all’estero: la Convenzione dell’Aia del 5 ottobre 1961 che sopprime la legalizzazione degli atti pubblici esteri, detta anche «Convenzione sull’apostille». Quando è applicabile, tale convenzione riduce la procedura di autenticazione a una sola formalità: l’emissione di un’apostille da parte di un’autorità designata nello Stato nel quale l’atto pubblico è stato rilasciato.

L’apostille è quindi un certificato che autentica l’origine di un atto pubblico. Un documento munito di apostille non ha più bisogno di una legalizzazione diplomatica o consolare, ovvero della legalizzazione di un’ambasciata o di un consolato dello Stato in cui l’atto deve essere utilizzato, purché gli Stati in questione siano membri firmatari della Convenzione sull’apostille.

La Svizzera è membro firmatario di questa convenzione dall’11 marzo 1973.

Per conoscere la procedura da seguire ai fini di una legalizzazione di sigilli e firme ufficiali presenti su un atto pubblico, è opportuno porsi le seguenti domande:

  •  lo Stato che ha rilasciato l’atto è firmatario della Convenzione sull’apostille?
  • lo Stato in cui ha sede l’autorità o l’istituzione a cui è destinato l’atto ha ratificato, dal canto suo, la Convenzione sull’apostille?

Caso A

Lo Stato che ha rilasciato l’atto e lo Stato dell’autorità o dell’istituzione a cui esso è destinato sono entrambi firmatari della Convenzione sull’apostille.

  • In questo caso dovete soltanto chiedere un’apostille sull’atto in questione, grazie alla quale lo Stato destinatario riconoscerà l’origine dell’atto pubblico.

Le pagine Internet ai seguenti link forniscono informazioni sugli Stati firmatari della convenzione e sulle autorità competenti cui è possibile richiedere un’apostille.

Elenco degli Stati firmatari della Convenzione dell’Aia

Come ottenere un’apostille

In Svizzera le autorità abilitate ad apporre un’apostille sugli atti pubblici svizzeri sono l’autorità cantonale di legalizzazione in questione o la Cancelleria federale di Berna.

Cancelleria federale di Berna

Le rappresentanze svizzere all’estero non sono abilitate a rilasciare un’apostille.

Caso B

Lo Stato che ha rilasciato l’atto o lo Stato dell’autorità o dell’istituzione cui l’atto è destinato non è firmatario della Convenzione sull’apostille:

  • è possibile presentare una domanda di legalizzazione di sigilli e firme ufficiali alla rappresentanza svizzera competente presentando i documenti in originale;
  • A seconda delle circostanze, la legalizzazione dei timbri e delle firme ufficiali può anche essere richiesta alla rappresentanza straniera (ambasciata o consolato) in Svizzera dello Stato in cui è stato rilasciato l’atto. In questo caso bisognerà preventivamente confermare con l'autorità che ha richiesto la legalizzazione che tale procedura sarà accettata e informarsi presso la rappresentanza straniera competente in Svizzera sui requisiti per una legalizzazione.

Le rappresentanze svizzere all’estero possono, in via di principio, legalizzare i sigilli e le firme ufficiali di determinate autorità:

Per i documenti svizzeri da presentare a un’autorità estera:

  • l’autorità cantonale di legalizzazione in Svizzera, rispettivamente l'ufficio di Cantone che ha rilasciato il documento
  • la Cancelleria federale di Berna.

Per i documenti esteri da presentare a un’autorità in Svizzera:

  • l’autorità competente per la legalizzazione dello Stato che ha rilasciato l’atto, purché tale Stato appartenga al circondario consolare della rappresentanza svizzera in questione. In Malesia, è il Ministero degli Affari Esteri.

Se necessario, la Cancelleria federale a Berna può ugualmente autenticare sigilli e firme di rappresentanze svizzere all’estero e delle rappresentanze estere in Svizzera. Qualora vi occorra questa autenticazione, siete pregati di rivolgervi all’autorità o istituzione che ha richiesto l’atto.

Cancelleria federale di Berna

Elenco delle rappresentanze estere in Svizzera