Die Schweizerische Botschaft in Slowenien sucht eine/n lokale/n Assistent/in und Sachbearbeiter/in diplomatische Aufgaben (80%).
Die Schweizerische Botschaft in Slowenien sucht für die Stelle Assistent/in und Sachbearbeiter/in diplomatischen Aufgaben (80%) eine zuverlässige und selbständige Person. Erwünschenswert sind Kandidaten/ Kandidatinnen mit ausgezeichneten Deutschkenntnissen und Erfahrung im internationalen Umfeld.
Aufgaben:
1. Assistenz (50%)
- Telefondienst;
- Notenverkehr;
- Adressenverwaltung;
- Übersetzungen nach Weisung;
- Unterstützung der Mitarbeiter/innen in diversen administrativen Belangen;
- Administrative konsularische Aufgaben (Übermittlungen amtlicher Schriftstücke wie Urkunden, Führerscheine, Fundgegenstände, Verstösse).
2. Sachbearbeiter/in diplomatische Aufgaben (40%)
- Medienbeobachtung und –reporting;
- Recherchen gemäss Auftrag;
- Aufgaben im diplomatischen Bereich auf Instruktion;
- Unterstützung bei Organisation von Besuchen und Delegationen;
- Pflege der Webseite und Betreuung Facebook;
- Verbindungsperson Verteidigungsattaché mit Sitz im Wien.
3. Stellvertretung (10%)
- Stv. Betriebsleiter/in und Verbindungsperson zum Regionalen Konsularzentrum in Wien;
- Stv. Logistik.
Voraussetzungen:
- Organisationstalent mit guter Übersicht über die vielfältigen Aufgaben; Eigeninitiative, Selbständigkeit, Flexibilität, Teamfähigkeit, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit in Deutsch, Slowenisch und Englisch in einem anspruchsvollen Umfeld;
- Vertraulichkeit und Loyalität;
- Ausgezeichnete Kenntnisse in Social Media (Facebook, Twitter und Instagram);
- Ausbildung: abgeschlossenes Studium (mindestens Bachelor);
- Erfahrung in administrativer Arbeit und Bürosoftware (Word, Excel, Outlook, Internet);
- Interesse an innen- und aussenpolitischen Geschehen und Verständnis für politische Sachverhalte.
Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche und anregende Tätigkeit in einem Schweizer Umfeld im Zentrum von Ljubljana. Sie arbeiten in einem kleinen und motivierten Team. Das dynamische Arbeitsumfeld wird Ihnen die Möglichkeit geben, Ihre Kenntnisse kontinuierlich anzuwenden. Der Vertrag ist befristet auf vier Jahre und umfasst 32 Stunden pro Woche, mit einer Probezeit von 3 Monaten. Die Stelle wird nach den örtlichen Marktbedingungen vergütet.
Geplanter Arbeitsbeginn: 1. Mai 2023 (oder nach Vereinbarung)
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung in deutscher Sprache (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Kopien von Zeugnissen und Arbeitsbescheinigungen) per Post bis zum 15.02.2023 an die folgende Adresse:
Schweizerische Botschaft in Slowenien, Trg republike 3, 1000 Ljubljana.
Kontaktstelle für Fragen bitte nur per E-Mail an: Milena.Lebar@eda.admin.ch
Veleposlaništvo Švice v Sloveniji išče tajnico/referentko / tajnika/referenta. Delovno mesto je razpisano za določen čas 4 leta za 32 ur na teden (80%).
Veleposlaništvo Švice v Sloveniji za delovno mesto tajnica/referentka / tajnik/referent išče zanesljivo in samostojno osebo, z odličnim znanjem nemškega jezika in z izkušnjami v mednarodnem okolju.
Naloge:
1. Tajniška dela (50%)
- telefonska centrala;
- pošiljanje diplomatskih not;
- skrb za adremo;
- prevajanje;
- administrativna podpora sodelavk in sodelavcev;
- administrativne konzularne zadeve (posredovanje uradnih dokumentov kot so matične listine, vozniška dovoljenja, najdeni predmeti, kazni).
2. Referentska dela na diplomatskem področju (40%)
- spremljanje medijev in poročanje;
- raziskave po navodilu;
- naloge na diplomatskem področju po navodilu;
- podpora pri organizaciji obiskov in delegacij;
- skrb za spletno stran in Facebook profil veleposlaništva;
- kontaktna oseba za vojaškega atašeja s sedežem na Dunaju.
3. Nadomeščanje (10%)
- nadomeščanje vodje pisarne veleposlaništva in kontaktne osebe z Regionalnim konzularnim centrom na Dunaju;
- nadomeščanje tehnika za logistiko.
Pogoji:
- organizacijske sposobnosti z dobrim pregledom nad posameznimi nalogami; samoiniciativnost, samostojnost, prilagodljivost, pripravljenost za delo v skupini, odlične komunikacijske sposobnosti v nemškem, slovenskem in angleškem jeziku v zahtevnem okolju;
- zaupnost in lojalnost;
- odlično poznavanje družabnih omrežij (Facebook, Twitter in Instagram);
- izobrazba: zaključen študij (vsaj 1. stopnja/ bachelor);
- izkušnje z administrativnim delom in pisarniško programsko opremo (Word, Excel, Outlook, internet);
- zanimanje za notranjepolitične in zunanjepolitične zadeve ter poznavanje političnih tematik.
Ponujamo vam raznoliko in spodbudno delo v švicarskem okolju v središču Ljubljane. Delali boste v majhni in motivirani ekipi. Dinamično delovno okolje vam bo omogočilo, da nenehno uveljavljate svoja znanja. Pogodba je sklenjena za določen čas štirih let in obsega 32 ur na teden. Poskusna doba je tri mesece. Plačilo za delovno mesto je prilagojeno razmeram na slovenskem trgu.
Predviden pričetek: 1. maj 2023 (ali po dogovoru).
Prijavo v nemškem jeziku (motivacijsko pismo, življenjepis, kopije spričeval in potrdil o zaposlitvi) pošljite po pošti do 15.02.2023 na naslednji naslov:
Veleposlaništvo Švice v Sloveniji, Trg republike 3, 1000 Ljubljana.
Kontaktna oseba za vprašanja: Milena.Lebar@eda.admin.ch (le po elektronski pošti).
